Арендаторам все чаще приходится оплачивать услуги по эксплуатации бизнес-центра. Однако большинство из них не знают, что именно представляют собой эти услуги, и превращаются в игрушку в руках управляющих. В такой ситуации легче доверять, чем проверять. Но рассказы управляющих о том, как неэкономная эксплуатация здания в 4-5 раз увеличивает расходы арендаторов, заставляют последних щепетильнее относиться к этим платежам.

Качественное управление офисным зданием стало залогом спокойствия арендаторов — они могут эффективно работать, не тратя времени и нервов на решение бытовых проблем. Крупные арендаторы уже поняли это и теперь обращают пристальное внимание не только на то, кто управляет зданием, но и как управляет. Индикатором качества является отсутствие проблем в виде несвоевременной уборки и отключения света, а также стоимость эксплуатационных расходов, которая разнится от здания к зданию и зависит от местоположения и класса офиса, его размеров, набора предоставляемых услуг и, самое главное, от того, насколько экономно собственник или наемные менеджеры управляют зданием. В отличие от эксплуатационных расходов стоимость коммунальных услуг почти всегда одинакова, поскольку тарифы на них выставляют монопольные коммунальные службы.

Совокупность эксплуатационных и коммунальных платежей называют операционными расходами.

Набор коммунальных услуг всегда одинаков — это электричество, вода и тепло. В эксплуатационные расходы могут включаться самые разные работы по обслуживанию бизнес-центра — уборка общественных зон, мойка фасадов, чистка кровли, стоков, вывоз мусора, проверка инженерных сетей и т.д. Разные собственники по-разному комбинируют их. Включать оплату этих услуг в ставку аренды или прописывать отдельным пунктом договора — тоже выбор собственника, который зависит от его политики в сфере налогообложения и удобства учета. Сейчас стоимость обслуживания здания составляет примерно пятую часть арендной ставки. Если арендная ставка равна, например, $500 за кв. м в год, то эксплуатационные расходы будут около $100 за кв. м. По данным компании CB Richard Ellis Noble Gibbons, средняя стоимость эксплуатационных расходов в минувшем году составила $80-110 за кв. м в год, включая НДС. По оценке управляющей компании «Бекар», в бизнес-центрах класса А они составляют сейчас $90-120 за кв. м в год, в зданиях класса В — $50-90 за кв. м в год без учета НДС. Кроме того, в большинстве случаев к этой сумме приплюсовывается оплата коммунальных услуг. Если «коммуналку» предоставляет не непосредственный поставщик, а продавец-посредник, ее стоимость автоматически увеличивается в среднем на 25%.

Сегодня существует четыре способа оплаты эксплуатационных и коммунальных расходов в зависимости от того, включаются или не включаются они в ставку аренды. Если операционные расходы полностью включены в ставку, отдельно оговариваются рост коммунальных платежей и механизм повышения арендной платы (как правило, на классические 10%). Это лучший вариант для арендаторов небольших помещений в зданиях класса В. Другой вариант — «коммуналка» оплачивается отдельно, а эксплуатационные расходы включены в ставку. Этот случай характерен для зданий, которые находятся на границе классов В и С, поскольку там эксплуатационные расходы сводятся к оплате уборки холлов и вывоза мусора. Третий вариант — отдельно от арендных платежей с арендаторов берут деньги только за эксплуатационные расходы, в которые уже включена стоимость «коммуналки», охраны, уборки помещений и т.д. Такая форма оплаты характерна для офисов класса А. И последний вариант, которому эксперты прочат большое будущее, — когда все платежи взимаются отдельно и независимо друг от друга. Это позволяет контролировать расходы как собственнику здания, так и его арендаторам. Правда, среди арендаторов бытует мнение, что это своеобразный психологический прием, который развязывает собственнику руки и вызывает искушение неэкономно управлять зданием. Объяснить 5-процентное увеличение трех разных платежей гораздо легче, чем 15-процентный рост ставки аренды. Арендаторы хотят платить единый платеж, чтобы управляющая компания планировала свою деятельность в его рамках. Избежать незапланированных трат можно, заранее оценив объемы потребляемых компанией ресурсов и определив их максимальную стоимость согласно тарифам городских коммунальных служб. «Если площадь арендуемых помещений — не больше 300 кв. м, — говорит Александр Исаев, директор по производству компании „Бенефит инжиниринг“, — для арендатора не имеет особого значения, выведена ли „коммуналка“ отдельной строкой расходов или включена в арендную ставку, т.к. суммы будут примерно одинаковы». При аренде больших площадей за коммунальные услуги «набегает» довольно значительная сумма, что также вызывает желание быть в курсе ее составляющих.

Поэтому крупному арендатору, по мнению Исаева, важно оплачивать коммунальные услуги отдельно — в этом случае при заключении договора он может добиваться от арендодателя снижения цены в двойном размере — и по ставке аренды, и по стоимости эксплуатационных платежей.

Чувство меры

Значительной экономии коммунальных расходов позволяют добиться персональные счетчики, фиксирующие потребление ресурсов. По оценке компании «Содексо», наличие такого счетчика позволяет арендатору сократить расходы на тепло в 2-3 раза. Но, как показывает практика, устанавливаются они далеко не везде. Кроме того, управляющие могут ставить один счетчик на все здание, а расходы распределять между арендаторами пропорционально занимаемой ими площади. «Это не всегда корректно, поскольку потребление электроэнергии у арендаторов бизнес-центра может значительно различаться», — считает Елена Афиногенова, генеральный управляющий компании «Бекар». Зачастую на одном этаже соседствуют компании, которые при равном размере занимаемых площадей потребляют различное количество электроэнергии. Одна компания может ограничиться установкой на своей территории нескольких компьютеров, телефонов и факсов, другая будет использовать энергоемкое оборудование, разместит в офисе мини-бар и комнату отдыха. Энергопотребление будет отличаться в разы, тогда как оплата коммунальных услуг при отсутствии счетчиков будет одинаковой. В таких ситуациях некоторые управляющие заставляют наиболее крупного арендатора устанавливать в своем офисе отдельный счетчик. Такую схему применяет компания «Бенефит инжиниринг».

При подписании договора арендатор может столкнуться и с практикой установления лимитов на пользование водой и электроэнергией. За потребление ресурсов сверх указанных в договоре норм на арендатора могут наложить штраф, в десятки раз превышающий стоимость потребленных сверх лимита воды или электроэнергии. Александр Исаев соглашается с тем, что лимиты электроэнергии, выделяемой поставщиком для конкретного здания, действительно существуют. При превышении уровня мощности автоматика просто отключает арендатора, но ответственность за подобный сбой в электроснабжении и потери, которые понесет арендодатель, возлагается на арендатора. Правда, по словам Афиногеновой, обычно штраф не превышает четырехкратного размера соответствующего тарифа. В этом вопросе обе стороны должны прийти к соглашению относительно объемов потребления энергоресурсов. Следует учесть, что сумма оплаты услуг списывается со счета банком без отдельного разрешения. Отказаться от уплаты такого штрафа арендатор может только в том случае, если он не прописанв договоре с собственником.

Размер операционных платежей в зданиях класса А обычно выше, чем в зданиях класса В, на $30-50 за кв. м. Такая «классовая несправедливость» напрямую зависит от количества и многообразия услуг, потребляемых арендатором. Но самое главное, что в зданиях класса А намного больше площадей общего пользования — на территории могут быть бассейн, фитнес-центр, конференц-зал, ресторан или зимний сад. По мнению Константина Старобинского, менеджера по развитию интегрированных услуг компании «Содексо», в зданиях класса А увеличиваются скорее не коммунальные, а эксплуатационные затраты, поскольку системы жизнеобеспечения здания и охраны здесь сложнее и требуют более квалифицированного подхода в обслуживании. Увеличение «коммуналки» тоже можно объяснить. «В офисах высокого класса может быть установлено дополнительное оборудование: индивидуальные котельные, системы бесперебойного питания и специальные переключатели для него, а также системы видеонаблюдения и сигнализации», — говорит Елена Афиногенова.

Подписывая договор аренды помещения, в особенности предусматривающий длительное сотрудничество с арендодателем, не следует экономить время на подробных расспросах. Необходимо узнать все — от вариантов внесения арендных платежей до технологий сокращения эксплуатационных расходов, применяемых в здании, и наличия в договоре пунктов о возможных штрафах за превышение нормы потребления ресурсов. Необходимо также поинтересоваться, как часто проводится проверка сантехнического оборудования и теплосети, используются ли энергосберегающие технологии и оборудование, как организована уборка здания. Если есть подозрения, что собственник неэкономно управляет зданием, арендатор может обратиться за профессиональной оценкой в любую управляющую или эксплуатационную компанию.

Существует мнение, что каждое новое поколение зданий потребляет все больше электроэнергии и других ресурсов. С одной стороны, новые технологии, используемые дизайнерами и архитекторами, рассчитаны на обеспечение большего комфорта арендаторов. Однако когда здание имеет архитектурные особенности вроде панорамного остекления, стеклянного купола или других сложных конструкций, то увеличиваются как эксплуатационные, так и коммунальные расходы, т.к. для поддержания надлежащего порядка здесь потребуется соответствующее оборудование, специализированный персонал и дополнительный расход чистящих средств. Зимой «стеклянной стене» необходим обогрев, а в жаркие летние дни — усиленная работа кондиционеров, что зачастую влечет и затраты на реорганизацию и чистку системы охлаждения.

«В таких ситуациях дизайнер становится злейшим врагом представителя эксплуатационной компании», — говорит Евгений Лошаков, руководитель отдела регионального развития управляющей компании «M+В Цандер».

Профессиональное управление, безусловно, позволяет снизить стоимость эксплуатационных платежей. Во-первых, за счет того, что такие управляющие еще на этапе установки оборудования проверяют, соответствует ли оно требованиям и способно ли эффективно работать в данных условиях, в результате чего сокращаются расходы на ремонт. Вовторых, экономия происходит за счет регулярных планово-предупредительных работ. «При должной предупредительной работе здание способно долго оставаться в своем классе», — говорит Константин Старобинский. Он также рассказал о том, как оперативное внедрение профессиональных «эксплуататоров» буквально спасло сотрудников компаний-арендаторов одного из зданий. В течение длительного времени в нем не проводились планово-предупредительные работы, и однажды количество заболевших сотрудников достигло критической отметки. Как выяснилось при детальной проверке, это было вызвано тем, что в здании не проводилась отчистка воздуховодов. Впрочем, услуги профессиональных управляющих для арендаторов не бесплатны, ведь комиссия, которую выплачивает им собственник здания, частично включается и в состав эксплуатационных расходов.

Прежде чем подписывать договор на аренду офисного помещения, где установлены лимиты потребляемых мощностей, следует оценить, достаточно ли их для вашей компании. Если самостоятельно это сделать трудно, можно пригласить специалиста из эксплуатационной компании, который проведет профессиональную оценку. Если ваши запросы превышают указанные в договоре лимиты, следует договориться с арендодателем об их увеличении. Если такой вариант невозможен по причине ограниченных мощностей, выделяемых на данное офисное здание, придется искать другой вариант, т.к. штрафы за перерасход лимитов могут быть значительными. Кроме того, чтобы не переплачивать за «коммуналку», арендатор должен настаивать на оплате по счетчику и требовать документального подтверждения всех затрат на эксплуатацию помещения, указанных в договоре с арендодателем. Счетчики потребления электроэнергии и воды обычно устанавливаются за счет арендатора и позволяют более четко отслеживать расходы энергоресурсов.

Андрей Георгиев, партнер юридической компании «Георгиев и партнеры»